Co je Office 365?

Pronájem služeb pro kompletní komunikaci, spolupráci a transformaci vašeho podnikání

  • Nevyžaduje vysoké jednorázové náklady na pořízení
  • Platíte měsíčně nebo ročně, jen za to co používáte
  • Ekonomická výhodnost
  • Rychlá implementace, single-sign on, podpora hybridních nasazení
  • Licencuje se na uživatele, ten může využít až 5 zařízení (například notebook s Windows, iPhone a domácí MAC, na cesty Android tablet).
  • Nástroj pro práci odkudkoli, pomůže vám skloubit pracovní a osobní život

Profesionální firemní email

Schránka s firemní doménou o velikosti 50 GB umožňující archivaci mailu až několik let.

  • Anti spam a antivirová ochrana součástí řešení
  • Přístupná na všech zařízeních a platformách
  • Integrované fultextové vyhledávání, filtrování, seskupování podle konverzací, řazení podle kategorií a příznaků
  • Bezpečnost – šifrování, digitální podepisování, systém na ochranu proti úniku citlivých informací zajištující nemožnost přeposlání emailu, vytištění nebo zkopírování obsahu emailu.
  • Ve spojení s Microsoft Outlook lze zajistit maximální profesionální práci s poštou, kontakty, kalendáři, úkoly i v plnohodnotném off-line režimu.
  • Microsoft Outlook je plně integrován s Skype for Business a umožňuje urychlit emailovou komunikaci s využitím indikace přítomnosti uživatele a okamžitou konverzací přeš chat či hovor.
  • Sdílené kalendáře, plánování schůzek, online porad, zápisy ke každé schůzce na jednom místě, sledování plnění úkolů
  • Ne každému vyhovuje jedno řešení pro všechny velikosti firem a pracovní pozice – proto Microsoft nabízí na výběr poštu od nejzákladnější například pro skladníky menší schránka s webovým přístupem, přes standardní s plnohodnotnou prací i v off-line režimu po maximální funkcionalitu například s ochranou citlivých informací pro management.
  • Centrální firemní Administrace, single-sign on a možnost napojení na Active Directory

Úložiště dokumentů s možností sdílení

  • TB na uživatele (v praxi to znamená tisíce souborů, videí a fotek)
  • Uložiště je dostupné z jakéhokoli zařízení a platformy
  • Podporuje plnohodnotnou práci s dokumenty v off-line režimu. Synchronizovat si můžete soubory, adresáře či celé projekty nebo intranety.
  • Sdílejte dokumenty přímo z aplikací Office
  • Uložiště je dnes přímo integrováno do všech aplikací Office
  • Konec různým verzím jednoho dokumentu, převádění formátů
  • Umožňuje současnou práci v jednom dokumentu více lidí
  • Sjednoťte pracovní procesy ve firmě prostřednictvím workflow
  • Společní firemní uložiště (SharePoint Online) lze využít pro firemní intranet a také pro řízení projektů. Pro tyto účely jsou zde připravené šablony, které umožní rychle vytvořit prostor pro projektový team, kde si definují úkoly, termíny, mohou zde ukládat potřebné dokumenty a diskutovat přes zabezpečenou privátní síť.
  • Centrální firemní administrace, single-sign on a možnost napojení na Active Directory

Online schůzky, chat, videokonference

  • Neomezené online schůzky, druhá strana nemusí mít Office 365, stačí libovolný webový prohlížeč, který slouží jako klient pro online schůzku
  • Zasílání rychlých zpráv je integrováno do všech aplikací Office, Office online, pošty, uložiště, sociální sítě atd. navíc se ukládá veškerá konverzace a je možné v ní vyhledávat tak jako v poště a to včetně off-line režimu
  • K schůzce lze snadno připojit sdílené poznámky pro zápis úkolů jediným kliknutím. Každý účastník schůzky se tak dostane k zápisu z porady, v případě pravidelně se opakujících porad, ke všem předchozím. Úkoly definované v zápisu lze odeslat účastníkům do Outlooku a sledovat jejich plnění.
  • HD videokonference
  • Známé prostředí pro ovládání díky Skype for Business
  • Komunikace je šifrována
  • Centrální firemní administrace, single-sign on a možnost napojení na Active Directory

Privátní sociální sítě

  • Podniková sociální síť pro spolupráci zaměstnanců z různých oddělení a lokalit
  • Sít může být uzavřená s jasně definovaným členy a oprávněními, či otevřená. Lze ji nastavit pro interní využití či pro externí komunikaci například se zákazníky a partnery.
  • Síť významně urychluje komunikaci a především uchovává know how a umožňuje snadné sdílení. Informace nezůstávají v schránkách jedinců, ale může z nich těžit celý team či firma.
  • Buduje ve firmě teamového ducha a napomáhá transformovat komunikaci a spolupráci ve firmě
  • Integrované fultextové vyhledávaní
  • Centrální firemní administrace, single-sign on a možnost napojení na Active Directory

Služby veřejného cloudu společnosti Microsoft: zpracování osobních údajů, kybernetická bezpečnost a ochrana soukromí

Soulad s požadavky Zákona o ochraně osobních údajů

Společnost Microsoft se snaží své služby nabízet tak, aby umožnily splnění požadavků, které jsou kladeny na subjekty, které nakládají s osobními údaji (tedy např. státní orgány, banky, atd.) v České republice. Je vhodné zmínit, že zákazník, který bude ukládat osobní údaje (svých zákazníků, zaměstanců, občanů komunikujících se státní správou) do cloudové služby Microsoftu, bude zpravidla v postavení správce ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů (dále jen Zákon). Společnost Microsoft, poskytující cloudové služby jako jsou Windows Azure, Office 365 a CRM Online, zde vystupuje v roli smluvního zpracovatele osobních údajů ve smyslu Zákona. Postavení správce a zpracovatele ovlivňuje i rozdělení povinností dle Zákona.


Využití cloud computingu pro zpracování osobních údajů je samozřejmě v zásadě možné. Pro posouzení cloudu se podmínky příliš neliší od outsourcovaných informačních systémů veřejné správy, které zpracovávají osobní údaje. Zákazník cloudových služeb (správce osobních údajů ve smyslu Zákona) však musí provést analýzu rizik, nezbytná technická opatření na své straně, a ošetřit podmínky zpracování dat uzavřením smluvních vztahů se zpracovatelem směrem k zajištění odpovídající úrovně zabezpečení, viz §13 výše citovaného zákona č. 101/2000 Sb.[1]

Požadavky Zákona jsou ze strany Microsoftu adresovány ve smluvní dokumentaci společnosti Microsoft k výše uvedeným cloudovým službám, kdy Microsoft uzavře se zákazníkem smlouvu o zpracování údajů, tak aby zákazník (správce osobních údajů) byl schopen doložit splnění svých povinností dle Zákona. Microsoft též splňuje požadavky norem ISO 27001, ISO 27018 a ISAE 3402, které jdou nad rámec požadavků Zákona. S ohledem na požadavky Zákona ohledně zpracování osobních údajů lze podmínky pro užívání služeb cloudu splnit následujícími způsoby:

  1. V rámci EU je to možné bez omezení a není nutné splňovat další podmínky. Toto je v cloudových službách společnosti Microsoft pro zákazníky se sídlem v ČR splněno ve většině případů výběrem hlavního a záložního datacentra na území EU (dle znění nových Podmínek pro služby online[2], kapitola „Umístění pro uchování zákaznických dat), nicméně vzhledem k určitým technickým podmínkám jako např. zajištění kontinuální správy a servisu mohou nastat případy zpracovávání osobních údajů i mimo oblast EU[3].
  2. Aplikací standardních smluvních doložek („EU model clauses“)[4], tj. smluvního ujednání mezi vývozcem a dovozcem osobních údajů. Podpis standardních smluvních doložek je způsob, který poskytuje nejvyšší formu záruk pro zákazníka, a v souladu s §27[5] Zákona už není nutné splňovat další podmínky. Standardní smluvní doložky jsou nyní součástí Podmínek pro služby online jako Příloha 3 smlouvy.

Toto je cesta, kterou správci dat v ČR mohou dosáhnout nejvyšší úrovně zabezpečení při zpracování osobních údajů, ve smyslu Zákona.
Výše deklarovaný soulad online služeb může společnost Microsoft doložit těmito dokumenty:

  • Stanovisko EU „Article 29 Working Party“: Microsoft získal souhlasné stanovisko asociace úřadů na ochranu osobních údajů v celé EU (tzv. „Article 29 Working Party“) o tom, že implementace „Standardních smluvních doložek“ (zajišťujících dostatečnou míru ochrany soukromí při předání osobních údajů do třetích zemí, i mimo EU), které Microsoft poskytuje na přání k Enterprise Agreementu obsahujícímu cloudové služby, je v souladu s příslušným opatřením EU „Standard Contractual Clause 2010/87/EU“. Viz blog z 10.4.2014 nebo přímo zmíněné stanovisko. (Veřejná informace)
  • Vyjádření ÚOOÚ: Úřad na ochranu osobních údajů ČR sdělil dopisem ze dne 28. 4. 2014 pod č.j. UOOU-04155/14-1 společnosti Microsoft ČR stanovisko, že smluvní model cloudových služeb společnosti Microsoft (Office 365, Azure, CRM Online) splňuje požadavky kladené zákonem o ochraně osobních údajů 101/2000 Sb. na předávání osobních údajů do jiných států, včetně zemí mimo Evropskou unii. Jedná se o smluvní model Enterprise Agreement, Dodatek k prováděcí smlouvě Enterprise, a Smlouva o zpracování údajů pro služby online společnosti Microsoft včetně Přílohy 1 – Standardní smluvní doložky.

Soulad s požadavky Zákona o kybernetické bezpečnosti

Microsoft obdržel v červnu 2015 vyjádření Národního bezpečnostního úřadu (NBÚ), které stanoví rozsah dokumentace, které poskytovatelé cloudových služeb musí poskytnout povinným osobám ze Zákona o kybernetické bezpečnosti č. 181/2014 Sb. (a jeho Vyhlášky o kybernetické bezpečnosti č. 316/2014 Sb.) tak, aby povinné osoby mohly splnit požadavky vyplývající z tohoto zákona. Microsoft může tyto podklady povinným osobám poskytnout za podmínek předávání důvěrných informací (Non-Disclosure Agreement). Podklady k certifikaci ISO 27001 jsou součástí této dokumentace.

Závěr:

Cloudové služby Microsoft Office 365, CRM Online, a jejich podkladová vrstva Windows Azure získaly všechny běžně vyžadované certifikace (viz přehled níže), a svým zákazníkům nabízí takové smluvní podmínky včetně „Smlouvy o zpracování dat“ případně se zahrnutím standardních smluvních doložek („EU Model Clauses“), které umožní splnění podmínek zákona č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů.

Právní doložka: Tento dokument byl vytvořen za účelem shrnutí klíčových požadavků ohledně ochrany osobních údajů v prostředí Cloudu a způsobu, jakým se s nimi vypořádává společnost Microsoft. Tento dokument nevyjadřuje stanovisko společnosti Microsft ohledně vhodnosti použití cloudu pro konkrétní prostředí a nenahrazuje právní posouzení, které musí učinit subjekt, který službu bude užívat.